Opas Microsoft 365 Copilotin hallintaan: Unlocking Its Full Power

Mikä on Microsoft 365 Copilot?

Tekoälyn (AI) rooli työelämässä kasvaa vauhdilla, ja Microsoft 365 Copilot on noussut yhdeksi merkittävimmistä innovaatioista modernissa tietotyössä. Tässä artikkelissa tiivistämme NetNordicin teknisen projektipäällikön ja muutosjohtamisen asiantuntijan Henrik Lundbergin pitämän webinaarin keskeisen sisällön ja tarjoamme yleiskuvan siitä, mitä Copilotin hallinta Microsoft 365:ssä käytännössä tarkoittaa. Mikäli haluat mieluummin kuunnella, suosittelemme webinaaritallenteen katsomista.

Copilotin idea on olla enemmän kuin älykäs avustaja – sen tulee olla saumaton osa modernia työnkulkuasi. Koska Microsoft on itse kehittänyt Copilotin ja integroinut sen osaksi tuttuja sovelluksia kuten Teams, Word, Excel, Outlook ja PowerPoint, ratkaisu toimii juuri siellä missä työ tapahtuu. Copilot hyödyntää laajaa kielimallia (LLM) ja yhdistää sen organisaatiokohtaiseen tietoon Microsoft Graphin kautta – kuten kalenterimerkintöihin, dokumentteihin, kokouksiin ja keskusteluihin – tarjoten käyttäjälähtöisiä, kontekstiin perustuvia oivalluksia ja tuotoksia reaaliajassa.

Copilot erottuu muista AI-ratkaisuista pääsynsä ansiosta organisaation Microsoft-dataan. Toisin kuin monet muut tekoälypalvelut, kuten ChatGPT, Copilot toimii täysin organisaation oman Microsoft-tenantin sisällä. Tämä tarkoittaa, ettei arkaluonteista tietoa jaeta ulkopuolelle, mikä vähentää tietovuotojen riskiä. Copilotilla ei ole pääsyä tietoon, johon käyttäjällä itsellään ei ole käyttöoikeutta – mikä on keskeistä tietoturvan näkökulmasta. Tämä kuitenkin edellyttää jatkuvaa tiedonhallinnan, käyttöoikeuksien ja dokumenttipolitiikan tarkastelua.

Jokaisen Copilot-pyynnön taustalla on monitasoinen ja turvallinen arkkitehtuuri. Käyttäjän kysymys prosessoidaan, yhdistetään Microsoft Graphin tietoihin, käsitellään GPT-4-kielimallin avulla Azure OpenAI:n kautta ja tarkistetaan Microsoftin vastuullisen tekoälyn periaatteiden mukaisesti ennen kuin vastaus palautetaan käyttäjälle sovelluksessa. Mitään näistä tiedoista ei käytetä ulkoisten mallien koulutukseen – tietoturvan ja yksityisyyden varmistamiseksi.

Copilotin integraatiot ja käyttötapaukset

Copilot voidaan integroida laajasti Microsoft 365 -ympäristöön. Teamsissa se auttaa esimerkiksi kokousten yhteenvedoissa, päätösten kirjaamisessa, toimenpiteiden tunnistamisessa sekä dokumentaation luomisessa keskustelujen pohjalta – erityisen hyödyllistä esimerkiksi haastatteluissa tai teknisen dokumentaation tuotannossa. Wordissa ja PowerPointissa Copilotia voi käyttää sisällön tuottamiseen, tiivistämiseen ja muokkaamiseen – nyt myös organisaation mallipohjien hyödyntämisen myötä. Excelissä Copilot on mullistanut käyttöä: se analysoi, jäsentää ja visualisoi tekstipohjaista dataa, mikä helpottaa käyttöä erityisesti vähemmän kokeneille käyttäjille.

Visual Creator

Copilot tukee nyt myös videotuotantoa Visual Creatorin avulla. Sen kautta voi tuottaa yksinkertaisia informatiivisia videoita promptien avulla ja jatkaa editointia Microsoft Clipchampissa. Tämä osoittaa, kuinka Copilot on kehittynyt tekstipohjaisesta avustajasta kohti multimodaalista sisällöntuotantoa.

Copilot Studio

Yksi tärkeimmistä työkaluista Copilotin räätälöintiin on Copilot Studio. Sen avulla organisaatiot voivat luoda omia AI-agentteja sisäisten dokumenttien ja sääntöjen pohjalta. Esimerkiksi vero-ohjeistukseen, ISO 27001 -standardin noudattamiseen tai henkilöstöoppaisiin liittyvät agentit voivat tarjota käyttäjille suoran pääsyn ajankohtaiseen tietoon ilman, että heidän tarvitsee etsiä sitä manuaalisesti dokumenteista tai intranetistä. Copilot-agentit voidaan myös tarjota käyttöön henkilöille, joilla ei ole maksullista Copilot-lisenssiä, esimerkiksi Teamsin kautta.

Tietoturva ennen kaikkea

Tietoturva on keskeinen teema sekä Microsoftille että Copilotin käyttöönotossa. NetNordic suosittelee, että organisaatiot tarkistavat tiedonhallinnan käytännöt, käyttöoikeudet ja tietoluokittelun ennen laajaa käyttöönottoa. Työkalut kuten Microsoft Purview ja SharePoint Advanced Management auttavat analysoimaan datavirtoja, tunnistamaan tietosiirtoja ja varmistamaan, että oikeat henkilöt pääsevät oikeaan tietoon – ja vain siihen.

Copilotin käyttöönotto ilman valmisteluja voi johtaa vakaviin seurauksiin, jos vääriin käsiin päätyy arkaluonteista tietoa. Siksi selkeä strategia, politiikat ja prosessit tulee olla kunnossa ennen laajamittaista käyttöönottoa.

Lisäksi onnistunut käyttöönotto vaatii johdon selkeää tukea. Copilot tulee sovittaa organisaatiokulttuuriin, ja säännölliset koulutukset sekä kokemusten jakaminen ovat keskeisiä tekijöitä onnistuneessa muutosjohtamisessa. Copilot ei ole ”ota käyttöön ja unohda” -ratkaisu – se vaatii jatkuvaa kehittämistä, jossa käyttäjät ja teknologia kasvavat yhdessä.

Lopuksi

Teknologia on vain osa yhtälöä. Onnistunut Copilotin käyttöönotto vaatii muutoksenhallintaa. Organisaation on varmistettava, että sen työntekijät ovat valmiita – teknisesti, kulttuurillisesti ja osaamiseltaan. NetNordic suosittelee aloittamaan Copilot Readiness -työpajalla, jossa analysoimme organisaatiosi tietorakenteen, käyttöoikeudet, tietoluokittelun, käyttäjäprofiilit ja koulutustarpeet. Työpaja luo vankan perustan turvalliselle, tehokkaalle ja strategiselle käyttöönotolle.

Lopuksi: miksi käyttää Microsoft Copilotia? Kyse ei enää ole siitä, käytetäänkö, vaan miten se otetaan käyttöön. Copilot mahdollistaa tehokkaamman, luovemman ja vähemmän kognitiivisesti kuormittavan työskentelyn. Se vapauttaa aikaa, tarjoaa parempia päätöksenteon välineitä ja auttaa organisaatiota pysymään mukana globaalissa kilpailussa. Pohjoismaiden nykyinen asema tekoälyn hyödyntämisessä jättää parantamisen varaa – Copilot voi olla avain tämän trendin kääntämiseen.

Jos haluat päästä alkuun, suosittelemme aloittamaan pienestä: esimerkiksi maksuttomalla Microsoft 365 Copilot -chat-versiolla. Sieltä on helppo laajentaa kohti kehittyneempiä käyttötapauksia. Oikealla strategialla, tuella ja valmistautumisella Microsoft 365 Copilot voi muodostua yhdeksi tehokkaimmista työkaluista organisaatiosi digitaalisessa työkalupakissa.